TÄMÄN ASIAKASKOKEMUKSEN ON TUOTTANUT PUOLUEETTOMASTI KOKEMUKSIA.FI
Lue lisääVerohallinto on tehnyt Rapal Oy:n kanssa yhteistyönä järjestelmällistä tilankäytön havainnointia muutaman vuoden ajan. Yhteistyön tavoitteena oli tilojen vajaakäytön dokumentointi ja konkreettisimmat tulokset näkyvätkin tänä päivänä tilankäytön tehokkuuden parantumisena.
Olli Aalto työskentelee Verohallinnolla toimitilapäällikkönä. Hänen tehtäviinsä kuuluu huolehtia siitä, että toimitilat ovat oikean kokoisia ja oikeissa paikoissa.
– Rapal Oy tuli minulle tutuksi vuonna 2005, kun aloimme käyttää hallinnon tilanhallintaa ja otimme järjestelmät käyttöön. Paremmin yritys on tullut tutuksi nyt, kun olemme järjestelmällisesti alkaneet havainnoida tilankäyttöä vuodesta 2013 lähtien, Aalto kertoo.
Tarve Rapalin palveluille syntyi, kun tilojen vajaakäytöstä tarvittiin mustaa valkoisella.
– Tiesimme, että tilat ovat vajaakäytöllä. Oli ehdottoman tärkeää saada tämä mitatusti näkyväksi ja samalla yksityiskohtaisempaa tietoa eri tilatyyppien ja organisaatioiden tilankäytöstä. Rapal valikoitui tähän yhteistyökumppaniksi, koska meillä oli heistä aikaisempaa kokemusta, Aalto muistelee.
“Konkreettinen hyöty näkyy tilankäytön tehokkuuden parantumisena”
Työympäristöllä ja sen kehittämisellä on suuri merkitys. Verohallinnolla eri työvaiheille on mietitty niille sopivat työtilat.
– Panostamme vuorovaikutteisiin tiloihin ja keskustelevaan työntekoon, mutta meillä on myös hiljaisen työn tiloja. Olemme mielestäni hyvin löytäneet variaation tähän, että minkälaista työtilaa verotustyön tekeminen tarvitsee nykyään, Aalto kuvailee.
Monitilaratkaisun toimivuuden mittaamiseksi tarvitaan järjestelmällistä tilankäytön havainnointia eli dataa ratkaisujen onnistumisista ja niiden käytöstä. Lisäksi työn tuottavuuden kehitystä mitataan.
Kriittisiksi onnistumistekijöiksi työympäristömuutoksen läpiviemiseksi Aalto mainitsee johdon vahvan sitoutumisen muutokseen.
– Henkilöstö osallistetaan myös muutokseen mukaan. Heille kerrotaan etukäteen asiat joihin voi ja joihin ei voi vaikuttaa. Tärkeää on myös, että henkilöstölle annetaan eväät uuden työympäristön käyttämiseen, eikä jätetä porukkaa oman onnensa nojaan, Aalto pohtii
Verohallinto on käyttänyt Rapalin asiantuntijoita tilankäytön havainnointien käynnistämisessä.
– Emme olisi omin voimin onnistuneet tässä asiassa. Meillä on valmis pohja, mihin data kootaan ja saamme sen helposti näytettävässä muodossa ydintoiminnalle päätöksentekoa varten, Aalto kehuu.
Verohallinto ja Rapal tekevät aktiivista yhteistyötä. Vuoden alussa tehtiin päätös tehdä säännöllisiä tilankäytön havainnointeja kaikissa yli 80 hengen toimipisteissä kerran vuodessa.
– Konkreettinen hyöty näkyy tilankäytön tehokkuuden parantumisena. Kokonaisvaltaisesti olemme olleet toimintaan tyytyväisiä, Aalto päättää.
